La riunione aziendale è uno dei momenti più importanti per la crescita di un’azienda, durante la quale si ha la possibilità di fare il punto della situazione, confrontandosi gli uni con gli altri. In particolare, rappresenta un’ottima occasione per discutere su ciò che va migliorato e in che modo, per porsi obiettivi futuri da raggiungere, analizzando nel dettaglio le competenze di ogni risorsa umana.
Ma qual è il momento ideale per organizzare una riunione aziendale? E come farlo al meglio?
Innanzitutto, è necessario fissare i punti cardine su cui fondare un’eccellente riunione aziendale. Nello specifico, essi sono 6:
- Argomenti puntuali
- Tempi certi
- Poche divagazioni
- Obiettivi concreti
- Relazioni brevi
- E infine, ritorni certi
Detto questo, ora proviamo sempre più a scendere nel dettaglio della questione.
Riunione aziendale: quando è giusto farla?
Il primo passo, utile ad organizzare al meglio una riunione aziendale, è rappresentato dall’avere dei tempi certi. Cosa significa questo? Significa capire il momento adatto per effettuarla, tenendo ben presenti quelle che sono le tempistiche migliori per interrompere l’ordinario orario delle attività di lavoro, così da rendere davvero estremamente produttiva ed efficace la riunione stessa. In questo senso, ottimizzare il tempo a disposizione è fondamentale.
Una riunione, poi, può essere organizzata per diverse ragioni, che vanno dal prendere determinate decisioni cruciali rispetto allo sviluppo aziendale, al cercare di aumentare la produttività, fino al superamento di periodi di crisi. Per questo, è fondamentale trattare degli argomenti puntuali, perfettamente inerenti e funzionali alla situazione attuale che si deve descrivere.
Anche la cadenza varia a seconda dell’azienda in questione. Ad esempio, una piccola realtà, che non ha particolari esigenze, come aumentare il fatturato o cambiare la propria struttura organizzativa, può svolgere una riunione circa ogni due mesi, salvo imprevisti o situazioni fuori dall’ordinario.
In generale, però, è fondamentale che il dirigente sia capace di interpretare i bisogni e le necessità del team, riuscendo a capire quando sia effettivamente il momento perfetto per riunirsi e pianificare.
Come organizzare una riunione aziendale in maniera ottimale?
Ciò che conta di più è seguire uno schema ben definito e delineato, in modo da evitare le divagazioni e concentrarsi piuttosto su obiettivi concreti. Organizzare una presentazione Power Point, dotata di ottimo copy ed immagini funzionali, potrebbe rivelarsi presto un’ottima scelta.
Inoltre, sarebbe ideale fornire ai partecipanti il materiale necessario per prendere appunti, annotare qualsiasi tipo di dubbio e preparare domande da porre in seguito al team. E ritornando a tempi certi, occorre ovviamente anche prevedere la durata esatta della riunione, tenendo in considerazione la soglia media di attenzione.
È buona norma anche definire la riunione con un titolo e un oggetto ben precisi, capaci di racchiudere l’essenza stessa dell’incontro. Il tutto citando anche i nomi dei partecipanti, dei relatori e, in generale, di tutti coloro che prenderanno parola. Al tempo stesso, è altrettanto importante predisporre al meglio la sala in cui si terrà la discussione.
In che modo renderla efficace?
Una riunione è definibile efficace quando è in grado di coinvolgere attivamente, sia nella parola che nell’ascolto, entusiasmare, chiarire eventuali dubbi, ma soprattutto quando riesce ad ottenere un ritorno certo e concreto. Se non ha queste caratteristiche, siamo molto più vicini al fallimento dell’obiettivo.
Per questo, una riunione aziendale deve anche essere dinamica al punto giusto, energica, deve trasmettere voglia di fare, appartenenza al gruppo e ai valori societari, mission e vision comprese.
Ecco qua. Dopo tutti questi consigli, dovresti essere abbastanza pronto per organizzare al meglio una riunione aziendale. Non ti bastano? Allora cosa aspetti?
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