Qualsiasi azienda, a prescindere dalle sue dimensioni o dal mercato di riferimento, sa bene che ogni interruzione di servizio equivale ad un grosso problema. Il flusso lavorativo non può essere bloccato, specie in momenti come questi, in cui i processi della digitalizzazione vanno a braccetto con le competenze di ogni risorsa aziendale. A questo proposito, dunque, oggi parliamo di Business Continuity Plan.
A cosa ci riferiamo nel dettaglio? Quali sono le fasi di realizzazione di questo piano?
Scopriamolo insieme.
Cosa si intende per Business Continuity?
Prima di scendere nei dettagli del Business Continuity Plan, è doveroso fornire una definizione esaustiva di business continuity. Senza troppi giri di parole, si tratta di quel
“Processo volto ad individuare le potenziali minacce alle quali potrebbe essere esposta una certa impresa e a definire le strategie necessarie per assicurare la resilienza della struttura a seguito di possibili condizioni avverse. Tutto questo per porre al sicuro l’operatività, la capacità produttiva, gli interessi e l’immagine dell’azienda”
Semplificando maggiormente il concetto, la business continuity non è altro che capacità di un’azienda di continuare a svolgere abilmente il proprio lavoro, anche in situazioni critiche. Una su tutti, ad esempio, la recente pandemia da Covid-19. Ma come è possibile prepararsi ad affrontare tutto questo, senza andare incontro a forti crisi o addirittura fallimenti?
Proprio attraverso un accurato Business Continuity Plan. Un affidabile manuale di soluzioni e minacce, utile per prevenire al meglio i rischi e le mosse per funzionali a quelle situazioni.
Perché è così fondamentale un Business Continuity Plan?
Come già anticipato, quando parliamo di Business Continuity Plan, ci riferiamo a un documento capace di definire una strategia chiara e concreta, in grado di preservare il continuo flusso di lavoro anche durante eventi straordinari e particolari.
In questo piano però, oltre alle attività da attuare, vengono anche indicati con precisione i costi e le figure professionali coinvolte nel processo. Ovviamente, tutto varia in base alle dimensioni dell’organizzazione in questione, la sua struttura organizzativa e i suoi obiettivi strategici. Tuttavia, il BCP opera a livello:
- Tattico, attraverso il coordinamento delle attività e dei professionisti;
- Strategico, tramite la corretta gestione delle situazioni straordinarie;
- Operativo, attraverso le operazioni applicate dal team aziendale.
L’obiettivo, dunque, non è solo assicurarsi il normale svolgimento delle attività in qualsiasi situazione, ma anche dimostrare e certificare l’affidabilità di un’impresa. Un fattore davvero essenziale per ottimizzare il vantaggio competitivo e la reputazione aziendale.
I vantaggi principali di questo documento? Molto semplice.
- Salvaguardare fatturato e reputazione aziendale;
- Incrementare la sicurezza di imprenditore e dipendenti;
- Continuare l’attività, senza interrompere la produzione durante l’emergenza in questione.
Le fasi principali per stilare un ottimo Business Continuity Plan
Fase 1. Identificazione degli obiettivi
Come prima cosa, per stilare un accurato Business Continuity Plan, è necessario definire gli obiettivi principali che si vogliono raggiungere. Non solo. Bisogna inoltre verificare che questi siano in linea con le effettive esigenze di business.
Fase 2. Formazione dei professionisti coinvolti
La squadra coinvolta nella realizzazione di questo piano dev’essere formata adeguatamente. Inoltre, è necessario che l’azienda identifichi un:
- Business Continuity Manager
- Un suo assistente
- E un assistente amministrativo per ogni business unit aziendale
Nel caso parlassimo di una media-grande impresa, è altrettanto necessario coinvolgere altre figure professionali, ben preparate nell’ambito del crisis management e del recovery management.
Fase 3. Definizione delle aree aziendali critiche
Una volta definiti gli obiettivi principali e le personalità professionali interessate, è fondamentale riconoscere le aree chiave della nostra organizzazione, quelle cioè che potrebbero recare il maggior numero di danni in caso di interruzione dell’attività in situazioni critiche.
Fase 4. Analisi dei fattori di rischio e del loro impatto sull’organizzazione
A questo punto, non resta che analizzare dettagliatamente l’insieme dei rischi operativi, fisici e finanziari a cui l’azienda può andare incontro nelle eventuali situazioni di crisi. Questa fase permette di esaminare un qualsiasi momento di difficoltà aziendale, osservandolo da più punti di vista in termini di:
- Danni alla reputazione aziendale
- Incremento del grado di insoddisfazione dei clienti
- Perdita d’immagine, fatturato, dati o addirittura di dipendenti
- Ritardi o cancellazione di nuove opportunità di business
Fase 5. Creazione del piano operativo
La quinta fase è sicuramente il fulcro di tutta la realizzazione del Business Continuity Plan. Quella che prevede proprio la progettazione delle strategie da attuare, dalla prevenzione del rischio fino al superamento della crisi e il ripristino del normale flusso lavorativo.
In particolare, sarà essenziale tenere in considerazione tutte le procedure possibili, i protocolli di sicurezza e le diverse modalità comunicative, da valutare in base al contesto di riferimento.
Fase. 6. Revisione successiva
Infine, come ogni piano che si rispetti, anche il Business Continuity Plan non è un documento da stilare e abbandonare subito dopo. Anzi. Dato che le dinamiche aziendale possono subire cambiamenti repentini, dovuti al mercato o altre grosse variabili, è importante tenere aggiornato costantemente il piano, meglio se a cadenza annuale. In questo modo, azienda e risorse saranno sempre pronti ad affrontare qualsiasi emergenza, senza per forza dover interrompere l’attività giornaliera.
E tu, hai mai pensato di salvaguardare il flusso lavorativo della tua impresa con un Business Continuity Plan? Hai bisogno di una mano nella sua realizzazione?
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